2.1.1. Convocation et participation aux réunions
L’employeur doit convoquer tous les participants de droit, à savoir :
- les membres titulaires ;
- les membres suppléants (dans le cadre du remplacement des titulaires ou en leur qualité de suppléants) ;
- les représentants syndicaux au CSE.
Il faut également convoquer les personnes qui, en raison de l‘ordre du jour, sont amenées à assister à la réunion :
- un expert-comptable dans le cadre d’une mission prévue par le Code du travail ;
- un commissaire aux comptes ;
- un médecin du travail ;
- un expert technique ;
- un salarié recruté par le CE ou prestataire du CE chargé de prendre des notes pour aider à la rédaction du PV (Cass. soc. 7 janv. 1988, n° 85-16.849).
D’une manière générale, le président ou les élus ont la possibilité d’inviter des personnes extérieures au comité et/ou à l’entreprise sous réserve de l’accord préalable de l’autre partie (Cass. soc., 22 nov. 1988, n° 86-13.368).
La convocation est souvent accompagnée de l’ordre du jour.
Le temps passé en réunion est payé comme du temps de travail effectif et ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation.
2.1.2. Les règles de remplacement des titulaires
Lorsqu’un élu titulaire du CSE cesse d’exercer ses fonctions (par exemple s’il est démissionnaire), ou est momentanément absent, l’article L. 2314-37 du Code du travail prévoit qu’il soit remplacé.
Ce remplacement est de droit et ne nécessite aucune condition de forme spécifique. La plupart du temps, il est acté et mis en œuvre en début de réunion du CSE, dès lors que l’employeur a constaté l’absence de l’élu titulaire.
Afin de toujours savoir « qui doit remplacer qui », il est recommandé de conserver à disposition le procès-verbal des élections.
Ce document fait en effet apparaître l’appartenance syndicale, l’ordre sur la liste, et le nombre de voix obtenues de chaque élu suppléant. Avoir à portée de main les listes de candidats présentées par les organisations syndicales est également recommandé car les non-élus peuvent parfois être amenés à remplacer les élus titulaires.
Les élus titulaires n’ont pas de suppléant attitré. En effet, les titulaires et les suppléants sont élus lors de deux scrutins distincts.
Pour remplacer un élu titulaire présenté sur une liste syndicale, les règles de suppléance désignent :
• en priorité, un élu suppléant de la même appartenance syndicale ;
• à défaut, un candidat non élu de la même appartenance syndicale ;
• à défaut, un élu suppléant d’une autre appartenance syndicale.
2.1.3. L’ordre du jour (art. L. 2315-30 C. trav.)
L’ordre du jour est établi conjointement entre le président du CSE et le secrétaire du CSE. Sauf délai spécifique de consultation prévue par la loi, il doit être communiqué aux élus aux moins 3 jours avant la date de la réunion (art. L. 2315-30 C. trav.).
Ce délai, instauré dans l’intérêt des membres du comité, ne peut être invoqué par l’employeur pour refuser l’inscription du vote d’une résolution sur un droit d’alerte économique (Cass. soc., 28 juin 2023, n°22-10.586). Peu importe donc le caractère tardif de la demande d’inscription.
Point de vigilance
La rédaction unilatérale de l’ordre du jour par l’une ou l’autre des parties est constitutive d’un délit d’entrave au fonctionnement régulier du CSE. Les conséquences peuvent être très importantes : en effet, toutes les délibérations prises dans le cadre de la réunion seront susceptibles d’annulation.
Lorsqu’une consultation du CSE est rendue obligatoire par une disposition législative, réglementaire ou un accord collectif, ce point figure de plein droit à l’ordre du jour. Si le président ou le secrétaire du CSE s’y oppose, il revient à la partie qui ne s’y oppose pas de l’inscrire de plein droit, sans que cela n’ait de conséquence sur le principe de la rédaction conjointe de l’ordre du jour. En cas de conflit entre le président et le secrétaire sur l’ordre du jour qui ne concerne pas des consultations obligatoires, il appartient à la partie la plus diligente de saisir le juge des référés (président du tribunal judiciaire) pour résoudre le conflit.
2.1.4. Contenu de l’ordre du jour
L’ordre du jour du CSE prévoit, en principe, trois types de rubriques :
- Approbation du procès-verbal de la précédente réunion
Il est possible d’y attacher certaines questions abordées lors de la réunion précédente et auxquelles l’employeur devait apporter des informations complémentaires. - Nouvelles questions à débattre
Il s’agit en particulier des points devant obligatoirement être soumis à l’avis, ou à l’information du CSE. - Questions diverses
Cette rubrique peut permettre d’aborder des points de faible importance qui n’ont pas spécifiquement été inscrits à l’ordre du jour. Si ces points génèrent des questions, le président du CSE ou les élus peuvent, s’ils ne souhaitent pas y répondre immédiatement, les inscrire pour l’élaboration conjointe du prochain ordre du jour.
Les questions diverses ne doivent pas être trop nombreuses pour ne pas désorganiser l’ordre du jour.
- Questions non inscrites à l’ordre du jour
Le président du CSE peut refuser de répondre aux questions abordées par les élus non inscrites à l’ordre du jour. Elles pourront être intégrées par le président et le secrétaire lors du prochain ordre du jour en questions à débattre. Il en est de même pour les élus. L’employeur ou les membres du CSE peuvent refuser de se prononcer sur une question n’ayant pas été inscrite à l’ordre du jour (Cass. soc., 9 juill. 1996, n° 94-17.628, BC V n° 271). De plus, une délibération portant sur une question non inscrite à l’ordre du jour peut être annulée (Cass. crim., 5 sept. 2006, n° 05-85.895, B. crim. n° 206).