Vote physique
Il appartient à l’employeur d’organiser matériellement le scrutin. Il fournit les bulletins de vote, les enveloppes, les isoloirs et les urnes.
Les bulletins de vote
Il doit y avoir autant de bulletins que d’électeurs pour chaque liste. Les bulletins sont en principe blancs mais peuvent être de couleur différente en cas de circonstances particulières (illettrisme…) dès lors que le PAP le prévoit. Il doit y avoir des bulletins distincts pour les titulaires et pour les suppléants, pour chaque collège. Les bulletins sont établis par liste de candidats et non par candidat. Les bulletins doivent porter la mention du scrutin et de la date. Les bulletins doivent indiquer l’appartenance syndicale (ils peuvent comporter le sigle du syndicat). L’employeur peut fournir des bulletins vierges pour le vote blanc.
Les enveloppes
Des enveloppes opaques doivent être fournies, pour chaque scrutin et chaque élection. Elles peuvent être de couleur différente pour identifier le scrutin si le PAP le prévoit.
L’isoloir
La seule obligation est que l’électeur puisse voter de façon confidentielle ; l’isoloir peut même être une pièce dès lors qu’aucune fenêtre ne permet de voir à l’intérieur.
Les urnes
Il y a deux urnes pour chaque collège, une pour les titulaires et l’autre pour les suppléants, placées sous la surveillance du bureau de vote.
Vote par correspondance
L’organisation du vote par correspondance peut être prévue par accord collectif, par le PAP ou éventuellement par le juge d’instance. À défaut, l’employeur ne peut pas l’imposer. Dans la mesure du possible, il est préférable de restreindre la possibilité de voter par correspondance aux salariés absents (malades, éloignés…) et de ne pas le généraliser.
Pour le vote par correspondance, il convient d’adresser aux salariés concernés :
- les bulletins de vote,
- deux enveloppes destinées à recevoir les bulletins,
- une troisième enveloppe qui servira à adresser les enveloppes contenant les bulletins de vote,
- la propagande électorale syndicale.
Ces documents sont envoyés par la poste ou remis directement aux salariés dans un délai suffisant pour voter, généralement négocié dans le PAP. L’envoi tardif de ces documents peut entraîner l’annulation des élections si cela a exercé une influence sur les résultats des scrutins. La signature sur l’enveloppe extérieure des électeurs par correspondance est une formalité obligatoire.
Vote électronique
L’utilisation du vote électronique peut être prévue par accord de groupe ou d’entreprise comportant des garanties minimales visant à assurer la sécurité et la confidentialité du vote ou, à défaut, par l’employeur.
Le protocole d’accord préélectoral doit :
- mentionner la conclusion de l’accord collectif si le vote électronique est prévu par accord,
- préciser le nom du prestataire choisi,
- donner une description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Le vote électronique peut se tenir sur les lieux de travail ou à distance. Il doit se dérouler sur une période délimitée. Pour une même élection, vote électronique et vote à bulletin secret peuvent coexister ; ce dernier ne peut alors s’ouvrir qu’après la clôture du vote électronique.
Il est important que tout système de vote électronique fasse préalablement l’objet :
- d’une déclaration à la Cnil ;
- d’une expertise indépendante ;
- d’une information auprès des syndicats représentatifs dans l’entreprise ainsi qu’au niveau national relative à l’accomplissement de ces formalités déclaratives ;
- d’une mise à disposition à la Cnil du rapport de l’expert. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique. De même, chaque salarié doit disposer d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Des garanties minimales sont prévues pour assurer la sécurité et la confidentialité du vote :
- vote anonyme et chiffré par le système, l’électeur devant utiliser le moyen d’authentification qui lui a été transmis ;
- édition de 3 clés de chiffrement connues seulement du président du bureau de vote et de deux de ses assesseurs, et dont 2 au moins doivent être activées pour le dépouillement du vote ;
- dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal.