Mise en place
La base de données est constituée au niveau de l’entreprise.
En l’absence de base de données unique, l’employeur se rend coupable de délit d’entrave passible d’une amende de 7 500 euros.
Dans les entreprises à établissements multiples, les informations mises à disposition par l’employeur au CSE central et aux CSE d’établissement figurent dans la BDES.
La base de données est accessible aux membres de la délégation du personnel du CSE ainsi qu’aux membres de la délégation du personnel du CSE central d’entreprise, et aux délégués syndicaux.
Le représentant syndical au CSE, en tant que membre du CSE, a accès à la base. Par contre, le représentant de la section syndicale (RSS), qui n’est pas visé par les textes, n’y a pas accès.
Modalités d’accès
La base de données est accessible en permanence.
Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, la base est disponible sur un support informatique. Seules les entreprises de moins de 300 salariés ont le choix entre un support informatique ou papier.
Modalités de mise à jour et d’utilisation de la base de données
L’employeur informe les personnes concernées de l’actualisation de la base de données selon des modalités qu’il détermine et fixe les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base.
La mise à disposition actualisée dans la base des informations contenues dans les rapports et des informations transmises de manière récurrente au CSE vaut communication à celui-ci si elles sont correctement mises à jour et accompagnées des éléments d’analyse ou d’explication requis.
L’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la base de données sont tels qu’ils permettent au comité social et économique et, le cas échéant, aux délégués syndicaux d’exercer utilement leurs compétences.
Focus : Obligation de discrétion des représentants du personnel
Les membres du CSE et du CSE central sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.
La jurisprudence définit ce qu’est une information confidentielle :
- une information ne peut être considérée comme confidentielle si elle est déjà largement connue du public ou des salariés de l’entreprise ;
- une information est confidentielle si sa divulgation nuit à l’intérêt de l’entreprise ;
- les informations économiques et financières devront être examinées au regard des exigences légales qui régissent ces informations notamment en matière de droit boursier.
Les droits d’accès à la base de données fournis par l’employeur aux représentants du personnel concernés sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à un tiers.
Le président du CE doit préciser clairement lors de la réunion que l’information est confidentielle et expliquer le bien-fondé de sa demande ; le caractère de confidentialité ne peut pas recouvrir toutes les informations sous peine d’être constitutif d’un abus par l’employeur (Cass. soc. 5 novembre 2014, n° 13-17270 ). Il faudra donc éviter les situations abusives imposées par celui-ci. L’information donnée aux membres du comité d’entreprise doit non seulement être déclarée confidentielle par l’employeur, mais aussi être de nature confidentielle, au regard des intérêts légitimes de l’entreprise ; ce sera à l’employeur qu’il appartient, le cas échéant, de l’établir. Cette jurisprudence reste à notre sens valable pour les dispositions qui régissent le CSE.
Les élus sont représentants des salariés : il est donc impératif de redescendre régulièrement les informations recueillies à l’occasion des réunions directement vers ceux-ci. La confidentialité imposée par l’employeur doit être mesurée pour vous permettre d’assurer votre mission de relais entre l’employeur et les salariés.