La partie qui suit est une reprise simplifiée et adaptée au CSE des indications qui apparaissent sur le site de l’Urssaf.
Les prestations en espèces ou en nature versées à des salariés ou anciens salariés de l’établissement ne sont pas à soumettre à cotisations et contributions quand elles se rattachent directement aux activités sociales et culturelles des CSE ou d’une entreprise en l’absence de CSE à attributions étendues.
Les prestations non soumises à cotisations
Les aides financières finançant des activités de services à la personne et de garde d’enfant
Le CSE et/ou l’employeur peut/peuvent, pour financer des activités de services à la personne et de garde d’enfant hors du domicile du salarié, verser des aides aux salariés.
Les règles applicables à ce type de prestations prises en charge par le CSE et/ou l’employeur sont particulières car le dispositif d’exonération ne résulte plus d’une tolérance ministérielle mais de la loi.
Ces aides sont exonérées de cotisations de Sécurité sociale et de CSG-CRDS dans la limite :
- d’un plafond annuel par bénéficiaire (annuellement révisable par arrêté interministériel : soit 1 830 euros en 2018), cumulable pour deux personnes de la même entreprise appartenant au même foyer (soit 3 660 euros en 2018) ;
- des coûts effectivement supportés par les bénéficiaires.
En cas de dépassement de ces montants maximum, seules les sommes dépassant la limite d’exonération feront l’objet d’une régularisation, sans entraîner la réintégration au premier euro de la totalité des sommes versées.
L’attribution de cadeaux et de bons d’achat
Les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés par le CSE ou directement par l’employeur sont par principe (à moins qu’ils ne soient constitutifs d’un secours), soumis aux cotisations de sécurité sociale, s’agissant au sens strict, d’un avantage attribué par l’employeur « en contrepartie ou à l’occasion du travail ».
Toutefois, l’Urssaf fait prévaloir, au bénéfice des salariés, une approche bienveillante de ces avantages et admet par tolérances ministérielles que, sous certaines conditions, ce type d’avantages soit exonéré du paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale.
Lorsque le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribué à un salarié au cours d’une année civile n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale (soit 169 euros en 2019), ce montant est non assujetti aux cotisations de sécurité sociale.
Si ce seuil est dépassé sur l’année civile, il convient de vérifier pour chaque événement ayant donné lieu à l’attribution de bons d’achat, si les trois conditions suivantes sont remplies :
- L’attribution du bon d’achat doit être en lien avec certains événements (naissance, adoption, rentrée scolaire, départ à la retraite, Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans, la fête de la Saint-Nicolas, etc.).
- L’utilisation du bon doit être en lien avec l’événement pour lequel il est attribué.
- Son montant doit être conforme aux usages (5 % du plafond mensuel de sécurité sociale est appliqué, soit 169 euros en 2019).
Si ces trois conditions ne sont pas simultanément remplies, le bon d’achat est soumis aux cotisations de sécurité sociale pour son montant global, c’est-à-dire en totalité et dès le 1er euro.
Les chèques culture, les biens ou prestations de nature culturelle
L’ensemble des chèques culture (chèques lire, chèques disques et chèques culture) et des financements de biens ou prestations de nature culturelle versés par le CSE au bénéfice des salariés représentent au sens strict, des bons d’achat et des avantages attribués par l’employeur « en contrepartie ou à l’occasion du travail ».
Ces sommes devraient donc, en principe, être soumises aux mêmes règles, à savoir : exonération en deçà d’un plafond et assujettissement à cotisations et contributions de Sécurité sociale en dehors des tolérances ministérielles applicables.
Toutefois, l’ensemble des chèques-culture et des financements de biens ou prestations de nature culturelle, versés par le CSE ou l’employeur en l’absence de CSE à attributions étendues (entreprise de moins de 50 salariés ou de plus de 50 salariés sur présentation du PV de carence) au bénéfice des salariés représentent une modalité de prise en charge par le CSE d’une activité culturelle.
À ce titre, l’Urssaf admet ainsi l’exonération de cotisations et contributions sociales de ces avantages, dès lors qu’ils ont pour objet exclusif de faciliter l’accès de leurs bénéficiaires à des activités ou prestations de nature culturelle.
La participation aux vacances, les réductions tarifaires pour les voyages, la pratique sportive
Les sommes allouées directement ou indirectement par le CSE à l’occasion des vacances ou des loisirs représentent au sens strict un avantage attribué par l’employeur en raison de l’appartenance du salarié à l’entreprise.
Ces sommes devraient donc, en principe, être soumises aux cotisations de Sécurité sociale.
Toutefois, certaines participations ou réductions tarifaires accordées par le CSE ou par l’employeur à défaut de CSE à attributions étendues (entreprise de moins de 50 salariés ou de plus de 50 salariés sur présentation du PV de carence) peuvent être exonérées de cotisations dans la mesure où leurs conditions d’attribution ne les transforment pas en complément de rémunération.
Les chèques vacances
Si les chèques vacances sont acquis, sans intervention de l’employeur, par le seul CSE (ou une institution analogue) qui les attribue en fonction de critères non discriminants, déterminés librement par ses soins et connus des salariés, ces aides s’intègrent dans les activités sociales du comité et sont à ce titre exonérées de cotisations et de contributions sociales.
Le principe de non-discrimination interdit au CSE d’attribuer cet avantage en contrepartie de l’atteinte d’objectifs professionnels liés au contrat de travail.
La contribution de l’employeur ne doit pas dépasser :
- 80 % de la valeur libératoire des chèques pour une rémunération calculée sur les trois derniers mois de salaire, inférieure au plafond mensuel de la sécurité sociale (3 377 euros en 2019) ;
- 50 % de la valeur libératoire des chèques si la rémunération du bénéficiaire est supérieure au plafond mensuel de la sécurité sociale.
Ces pourcentages sont majorés de 5 % par enfant à charge et de 10 % par enfant handicapé, dans la limite de 15 %.
Sous réserve que les conditions cumulatives précédentes soient remplies, si l’un de ces seuils est dépassé, seule la fraction de la participation patronale supérieure à ce seuil est soumise à charges sociales. En cas de mauvaise foi ou d’agissements répétés du cotisant, la participation est réintégrée dans la base de calcul des cotisations dès le premier euro.
Le secours
Les prestations en espèces servies par le CSE constituent des rémunérations soumises à cotisations, même si elles sont financées sur les fonds affectés aux activités sociales et culturelles du comité. Toutefois, en cas de secours porté à un salarié (le CSE doit vérifier les demandes dans le respect d’une stricte confidentialité. Le secours peut être porté via une somme d’argent ou biens en nature, attribué selon une situation sociale le justifiant. Le caractère exceptionnel prévaut), la somme versée à ce titre est exonérée de cotisations sociales, et d’impôt sur le revenu.
Le secours ne se confond pas avec l’aide consentie à certains salariés de l’entreprise en considération de leurs revenus dès lors que ces avantages sont attribués en fonction de critères objectifs et selon des normes préétablies. Dans ce cas l’aide doit être soumise à cotisations. En revanche, les secours attribués de manière non systématique aux retraités et préretraités, ou à l’occasion du décès d’un membre de la famille du salarié, sont assimilés à un secours. De même, les bourses d’études doivent être considérées comme des compléments de salaire qui doivent être assujettis à cotisations sociales.
Le financement de la retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire
- Conditions
Si la participation du CSE bénéficie à l’ensemble des salariés de l’entreprise (ou à l’ensemble des salariés d’une catégorie « objective »), elle doit être assimilée à une contribution de l’employeur.
Elle peut alors bénéficier d’une exemption d’assiette à condition de financer un régime de prévoyance satisfaisant l’ensemble des conditions et des limites légales (organisme prestataire habilité, conditions de mise en place du régime, caractère collectif et obligatoire, respect du principe de non-substitution à un élément de rémunération…).
En revanche, le CSE ne peut en aucun cas bénéficier de l’exonération s’il prend en charge tout ou partie de la cotisation due par l’employeur au titre d’un régime collectif de protection sociale complémentaire obligatoire.
Le Code de la Sécurité sociale prévoit en outre un ensemble de conditions tenant à la nature et au contenu du contrat d’assurance souscrit, qu’il appartient à l’employeur et/ou au CSE de vérifier (nature de l’organisme auprès duquel le contrat est souscrit, nature et modalités de versement des droits payables à l’assuré, garanties complémentaires, possibilité de rachat et de transfert des droits). -
Limites d’exonération
L’exonération de la participation du CSE au financement des garanties de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire est limitée.
S’agissant du financement des garanties de retraite supplémentaire :
L’exonération de la participation du CSE est limitée à la plus élevée des deux valeurs suivantes : soit 5 % du montant du plafond de la sécurité sociale, soit 5 % de la rémunération soumise aux cotisations de sécurité sociale.
S’agissant du financement des prestations complémentaires de prévoyance :
L’exonération de la participation du CSE est limitée à la fraction n’excédant pas 6% du montant du plafond de la Sécurité sociale, et n’excédant pas 1,5 % de la rémunération soumise aux cotisations de sécurité sociale, sans que le total ainsi obtenu puisse excéder 12 % du montant du plafond de la sécurité sociale.
En résumé, l’essentiel des exonérations repose sur une tolérance ministérielle appliquée par les organismes de recouvrement.
Il en va ainsi des avantages (directement supportés par le CSE)/l’employeur en l’absence de CSE à attributions étendues ou donnant lieu au remboursement total ou partiel des sommes payées par le salarié) destinés à favoriser ou améliorer les activités extra-professionnelles, sociales ou culturelles :
- de détente (telles que les chèques lire, chèques disques, chèques culture, bons d’achat, réductions tarifaires pour les spectacles) ;
- de sport (telles que réductions tarifaires pour la pratique sportive) ;
- ou de loisirs (telles que la participation aux vacances, les réductions tarifaires pour les voyages).
Pour être exonérés, ces avantages correspondant à des activités sociales et culturelles énumérées par le code du travail :
- ne doivent pas résulter d’une obligation légale ou conventionnelle de l’employeur ;
- doivent avoir pour but d’améliorer la qualité de vie ou de travail des salariés et être destinés aux salariés de l’entreprise (ou à leur famille) sans discrimination.
En revanche, les compléments de salaire (en espèces ou en nature) éventuellement distribués par le CSE, ainsi que les sommes allouées de manière automatique et non personnalisée à l’ensemble des salariés de l’entreprise en raison de cette qualité et à l’occasion du travail, ne peuvent pas être rattachés aux activités sociales et culturelles des CSE.
En conséquence, ces sommes ne peuvent donc pas bénéficier du régime d’exonération qui s’y rattache.
En cas de financement conjoint des activités sociales et culturelles, si la participation du CSE est, par tolérance, exonérée, la participation patronale reste assujettie.
Le risque de redressement est supporté par l’employeur et non par le CSE, puisque c’est l’employeur qui est débiteur des cotisations dues sur les avantages accordés par le CSE.
Ainsi, si une anomalie est détectée telle que le non-respect des plafonds de sécurité sociale pour les bons d’achat ou en cas d’application erronée d’une exonération, c’est l’employeur qui devra payer le surplus de cotisation réclamé.
L’employeur pourra ensuite se retourner contre le CSE pour être remboursé ou le déduire du versement du budget l’année suivante.
Précisions utiles sur l’Urssaf
L’Urssaf peut être amenée à contrôler les prestations allouées au CSE au titre des activités sociales et culturelles.
En pratique, en cas de contrôle de l’Urssaf, l’entreprise est contrôlée en premier lieu. Généralement, après contrôle de l’entreprise, l’agent contrôle les comptes du CSE. Il est donc nécessaire d’avoir tous ses documents comptables et financiers bien archivés et à jour.
Le CSE doit être en mesure de fournir tous les justificatifs pour chaque salarié ayant bénéficié d’un avantage (bordereau nominatif avec nature de l’avantage, justificatif permettant de déduire l’avantage de l’assiette des cotisations, émargement du salarié et date du versement).
Exemple : certificat de scolarité pour l’attribution des chèques rentrée scolaire.
Chaque employeur est susceptible de faire l’objet d’un contrôle une fois tous les trois ans, périodicité qui correspond au délai de prescription des cotisations. En effet, les contrôleurs ne peuvent remonter que sur les trois dernières années en plus de l’année en cours pour opérer le redressement.