1.1.1. La présidence du CSE
Le CSE doit être obligatoirement présidé par le chef d’entreprise ou son représentant éventuellement assisté de trois collaborateurs (art L. 2315-23 C. trav.).
Mission du président
Les missions du président sont les suivantes :
• convoquer les membres ;
• préparer conjointement avec le secrétaire l’ordre du jour ;
• s’assurer du respect de l’ordre du jour ;
• assurer la bonne tenue des débats ;
• prendre parfois part au vote.
Il ne s’agit donc pas d’une représentation légale, l’employeur ne pouvant agir au nom du comité que s’il est mandaté à cet effet. Le CSE ne peut pas siéger officiellement en l’absence de son président. Néanmoins, en cas de carence ou d’absence d’initiative de l’employeur, ce dernier peut être convoqué par l’inspecteur du travail à la demande de plus de la moitié des membres du CSE, auquel cas la réunion est présidée par l’inspecteur.
Rôle des collaborateurs
Les collaborateurs sont conviés pour donner des éclairages supplémentaires à l’employeur, couramment cela peut être un DRH, un juriste ou le directeur financier. Ils peuvent participer aux débats avec voix consultative mais ne prennent pas part aux votes. Ils doivent être salariés de l’entreprise.
1.1.2. Secrétaire
Le comité doit obligatoirement désigner un secrétaire et un trésorier parmi les membres titulaires (art. L. 2315-23 C. trav.). La loi ne donne pas plus de précision, si ce n’est que cette désignation est obligatoire dès lors que l’entreprise compte au moins 50 salariés.
L’employeur peut prendre part au vote même si en pratique il choisit souvent de s’abstenir. En cas de partage des voix entre les syndicats et en l’absence de règles définies dans le règlement intérieur du CSE (voir partie 10 annexe 2 « Règlement intérieur du CSE »), le poste de secrétaire doit revenir au plus âgé.
Ses principales missions sont d’établir l’ordre du jour avec l’employeur et d’établir le procès-verbal des réunions. Sa présence est obligatoire en réunion. En cas d’absence temporaire ou définitive du secrétaire, il est nécessaire de procéder à son remplacement. Il faut prévoir par avance le remplaçant du secrétaire (en sachant que le secrétaire adjoint n’est pas de droit le remplaçant du secrétaire absent). Cette désignation peut être prévue dans le règlement intérieur. À défaut, il faudra désigner son remplaçant par un vote le moment venu.
Le rôle du secrétaire du CSE
- Établir l’ordre du jour conjointement avec l’employeur ;
- Rédiger le procès-verbal de réunion ;
- Organiser et animer les réunions préparatoires du CSE ;
- Gérer les affaires courantes du CSE avec le trésorier pour les aspects financiers ;
- Gérer la correspondance du comité pour lequel il est protégé par le secret des correspondances dont la violation est sanctionnée pénalement ;
- Veiller à l’exécution des décisions prises par le comité ;
- Être l’interlocuteur privilégié de l’employeur, des salariés, de l’inspecteur du travail, de la médecine du travail ;
- Veiller à la conservation des archives avec le trésorier.
1.1.3. Trésorier
Comme pour le secrétaire, sa désignation est obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salariés. Habituellement, le trésorier est responsable de la tenue des comptes. Il est habilité à tirer des chèques, virer ou retirer des fonds pour le compte du CSE. C’est en général lui qui établit le rapport annuel de gestion.
Conseil CFTC
Il peut être opportun de prévoir que pour les opérations financières excédant un certain montant, les signatures conjointes du secrétaire et du trésorier du CSE soient requises. Le mandat de trésorier demande des compétences particulières en termes de gestion et de finance à ne pas sous-estimer. Il est donc conseillé de suivre une formation spécifique au mandat de trésorier du CSE dès la prise de mandat.
Le rôle du trésorier dans le quotidien du CSE
Le partage des tâches et des missions entre le secrétaire général du CSE et le trésorier est naturel.
Généralement, le trésorier est amené à :
- ouvrir et gérer les comptes bancaires du CSE ;
- régler les factures du CSE, gérer ses ressources et son patrimoine et archiver les documents comptables ;
- établir des budgets prévisionnels pour la subvention de fonctionnement et la subvention des oeuvres sociales ;
- s’occuper de la gestion administrative des salariés du CSE le cas échéant (paiement des salaires, feuilles de paie, obligations sociales et fiscales) ;
- être l’interlocuteur privilégié de l’expert-comptable du CSE ou de son commissaire aux comptes le cas échéant ;
- préparer le compte rendu annuel de gestion et le compte rendu de fin de mandat ;
- assurer l’enregistrement de toutes les écritures, sur décision préalable de la majorité du CSE.
Le trésorier a également pour mission de veiller à la conservation des archives. En effet, ce dernier archive les documents comptables et financiers, et il est souvent amené à archiver les ordres du jour, procès-verbaux, rapports et documents d’information remis par la direction, les justificatifs des œuvres sociales. Pour faire face à un éventuel contrôle de l’Urssaf, qui peut porter sur les 3 dernières années ainsi que sur l’année en cours, l’archivage sera important.
1.1.4. Bureau
La loi ne rend pas obligatoire la mise en place d’un bureau mais celui-ci peut être utile pour ajouter des fonctions supplémentaires non prévues, telles que celles de secrétaire adjoint ou de trésorier adjoint.
1.1.5. Règlement intérieur
Il est obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés d’établir un règlement intérieur du CSE statuant sur :
- les modalités de son fonctionnement (par exemple : l’organisation de réunions préparatoires, modalités de convocation aux réunions, modalités de vote, diffusion du procès-verbal des réunions, etc.) ;
- et les modalités de ses rapports avec les salariés de l’entreprise (modalités et fréquence des permanences, conditions générales d’accès aux prestations sociales et culturelles, etc.) (art. L. 2315-24 C. trav.).
Doivent également figurer le cas échéant dans le règlement intérieur :
- en l’absence d’accord collectif sur ce point, les modalités de fonctionnement de la commission santé, sécurité et conditions de travail et de la commission des marchés (art. L. 2315-44, L. 2315-44-2 et L. 2315-44-3 C. trav.) ;
- les modalités d’arrêté annuel des comptes et de présentation du rapport annuel obligatoire sur les informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière (art. L. 2315-68 et L. 2315-69 C. trav.) ;
- éventuellement, les modalités selon lesquelles le procès-verbal des réunions du CSE est affiché et diffusé (art. L. 2315-35 C. trav.).
Sauf accord de l’employeur, il n’est pas possible de lui imposer dans le règlement intérieur des obligations autres que celles légalement prévues. Si l’employeur a donné cet accord, il peut revenir dessus en le dénonçant à l’issue d’un délai raisonnable, après en avoir informé les membres du CSE (art. L. 2315-24 C. trav.).
Le Code du travail ne prévoit pas une liste exhaustive des dispositions qui doivent y figurer. Celles-ci dépendent de la volonté des représentants du personnel et de l’employeur, et des précisions et rappels qu’ils souhaitent formaliser. Le contenu d’un règlement intérieur est donc assez libre. Afin d’assurer le bon fonctionnement du CSE et de faciliter l’exercice des fonctions des élus, il ne peut être que préconisé de s’attacher à adopter un règlement intérieur (voir modèle en partie 10, annexe 2).
Les éléments susceptibles de figurer dans le règlement intérieur du CSE
- Préambule : rappel du rôle du CSE ;
- Membres du bureau : désignation, rôle, remplacement, révocation ;
- Organisation des réunions plénières et préparatoires : ordre du jour, convocation, adoption du PV ;
- Moyens à disposition du CSE : local, calcul des budgets, remboursement de frais, délégation, formation, intranet, permanence, panneaux d’affichage, archives ;
- Composition et fonctionnement des commissions obligatoires / facultatives ;
- Signature des chèques : signataires, double signature ;
- Sur les modalités d’attribution des oeuvres sociales ;
- Dispositions envisageables : liste des activités sociales et participations financières du CSE ;
- Bénéficiaires et conditions d’attribution : ancienneté requise, pièces justificatives demandées ;
- Critères de modulation : quotient familial, revenu fiscal ou tranches de salaire.