Le CSE n’a pas accès à l’intranet ni à la messagerie électronique de l’entreprise, contrairement aux organisations syndicales.
Le développement du travail à distance rend pourtant indispensable le recours par les élus à l’intranet et à la messagerie électronique de l’entreprise pour communiquer avec les salariés et exercer efficacement leurs missions.
C’est pourquoi la négociation d’un accord collectif s’impose pour accorder au CSE un droit de communication électronique et d’accès à l’intranet.
Cet accord, négocié par les délégués syndicaux, pourra notamment fixer :
• l’équipement informatique mis à la disposition des élus ;
• l’éventuelle formation des membres du comité à l’utilisation des outils numériques,
• les conditions de recours à la messagerie électronique et notamment le choix du ou des titulaire(s) de l’adresse mail (il est possible de prévoir, par exemple, une adresse électronique unique pour le CSE ou une adresse électronique pour chaque membre du comité) ;
• la taille maximale des messages et des pièces jointes, ainsi que leur format ;
• le contenu des communications électroniques (PV de réunion, information en matière d’activités sociales et culturelles, sondage…) ;
• les modalités selon lesquelles les salariés peuvent s’opposer à l’envoi de message sur leur messagerie professionnelle ;
• le respect de l’obligation de confidentialité et de secret professionnel,
• etc.
S’il n’existe pas de délégué syndical dans l’entreprise, la faculté d’utiliser l’intranet et la messagerie électronique de l’entreprise peut être prévue par accord conclu entre l’employeur et les membres du CSE ou par engagement unilatéral de l’employeur. Le règlement intérieur du CSE peut aussi fixer les modalités d’accès et d’utilisation des outils numériques de l’entreprise.
Si l’employeur refuse d’accorder aux élus le droit de communiquer avec les salariés via l’intranet et la messagerie électronique de l’entreprise, le CSE peut librement créer son site internet, sans que l’employeur ne puisse s’y opposer. Toutefois, le contenu du site internet du CSE sera plus limité qu’en cas de droit d’accès aux outils numériques de l’entreprise : par exemple, les PV de réunion ne pourront pas être diffusés sur le site internet de l’entreprise.