Présomption de bonne utilisation
Les bénéficiaires des heures de délégation bénéficient d’une présomption de bonne utilisation (sauf pour les dépassements). L’employeur a donc l’obligation de payer le temps de délégation à l’échéance normale du paiement du salaire. Toutefois, cette obligation est limitée aux heures de délégation comprises dans la limite du crédit d’heures fixé par la loi, l’accord ou l’usage d’entreprise. Par conséquent, l’employeur n’a l’obligation de payer les heures de délégation prises en cas de circonstances exceptionnelles que si le salarié en établit préalablement l’existence et qu’il prouve la conformité de leur utilisation à l’exercice de son mandat.
Modalités de paiement
Les heures de délégation sont considérées comme un temps de travail effectif pour le calcul de la rémunération (Cass. soc. 26/06/2001, n° 98-46387). Cela signifie que le représentant du personnel ne doit subir aucune perte de rémunération du fait de l’exercice de sa mission et a droit pour les heures de délégation aux mêmes avantages que ceux liés à l’accomplissement du travail (prime, majoration pour travail de nuit ; Cass. soc. 03/03/2010, n° 08-44859).
Lorsque la rémunération comporte une part variable liée à la performance, l’employeur doit adapter les objectifs du représentant du personnel en fonction des seules heures consacrées à l’exécution de ses obligations professionnelles (Cass. soc. 06/07/2010, n° 09-41354).
Les heures de délégation prises en dehors du temps de travail « en raison des nécessités du mandat » doivent être payées comme des heures supplémentaires (majorations) et ouvrir droit à repos compensateur. En cas de contestation de la part de l’employeur qui refuse de payer les heures supplémentaires, le représentant devra simplement indiquer les raisons pour lesquelles il a dû prendre les heures en dehors de son temps de travail et l’employeur devra prouver qu’une telle nécessité n’était pas justifiée.
Les règles de contestation des heures de délégation
Avant de demander le remboursement des heures de délégation dont il conteste la bonne utilisation, l’employeur doit d’abord procéder à leur paiement puis demander au salarié d’indiquer les activités au titre desquelles ces heures ont été prises, au besoin en saisissant le conseil des prud’hommes (en référé) pour qu’il ordonne au salarié de se justifier.
La présomption de bonne utilisation ne joue pas pour les heures excédentaires prises en cas de circonstances exceptionnelles : c’est au salarié de justifier a priori de la réalité des circonstances exceptionnelles dont il entend se prévaloir et de l’utilisation conforme de ces heures.